ERP Untuk kampus

Berikut rancangan struktur dan fitur untuk universitas, institut, sekolah tinggi, atau politeknik, termasuk kampus dengan beberapa fakultas dan lokasi.

1. Struktur menu utama

2. Fitur setiap modul

A. Pengaturan dasar dan master data

• Identitas kampus: logo, nama, alamat, kontak, website, kop surat, stempel, dan tanda tangan.
• Struktur organisasi: kampus/lokasi, fakultas, program studi, unit, dan jabatan.
• Tahun akademik, semester, kalender akademik, serta periode transaksi.
• Master mahasiswa, dosen, pegawai, ruangan, mata kuliah, dan jenis layanan.
• Penomoran otomatis untuk pendaftaran, NIM, tagihan, surat, dan transaksi.
• Pengaturan alur persetujuan berdasarkan unit, jenis dokumen, dan nominal.
• Impor data dengan pemeriksaan format, duplikasi, serta hasil validasi.

B. Penerimaan Mahasiswa Baru — PMB

• Portal pendaftaran calon mahasiswa.
• Jalur masuk, gelombang, pilihan program studi, kuota, dan biaya pendaftaran.
• Unggah dokumen dan verifikasi berkas.
• Jadwal ujian, wawancara, penilaian, dan hasil seleksi.
• Pengumuman kelulusan melalui portal dan notifikasi.
• Registrasi ulang, pembayaran, serta penetapan beasiswa.
• Konversi calon mahasiswa menjadi mahasiswa aktif dan pembuatan NIM.
• Statistik pendaftar berdasarkan asal sekolah, wilayah, jalur, dan program studi.

C. Akademik

• Kurikulum dengan versi dan masa berlaku.
• Mata kuliah, SKS, prasyarat, ekuivalensi, serta kelas paralel.
• Penugasan dosen dan jadwal kuliah dengan pemeriksaan bentrok ruangan, dosen, serta kelas.
• KRS dengan batas SKS, pemeriksaan prasyarat, dan persetujuan dosen wali.
• Perubahan KRS dengan batas waktu dan riwayat perubahan.
• Presensi mahasiswa dan dosen.
• Komponen penilaian: tugas, kuis, praktikum, UTS, dan UAS.
• Input nilai, persetujuan, publikasi, penguncian, dan koreksi nilai tercatat.
• KHS, IP semester, IPK, transkrip, serta monitoring kemajuan studi.
• Cuti, aktif kembali, pindah program studi, transfer kredit, dan pengunduran diri.
• Magang, KKN, tugas akhir, pembimbing, seminar, serta sidang.
• Pemeriksaan syarat yudisium, bebas tanggungan, wisuda, dan dokumen kelulusan.

D. Keuangan dan akuntansi

• Tarif berdasarkan program studi, angkatan, semester, dan kategori mahasiswa.
• Tagihan uang kuliah, praktikum, wisuda, serta layanan lainnya.
• Cicilan, potongan, beasiswa, denda, dan pengembalian pembayaran.
• Pembayaran melalui kasir, transfer, atau integrasi kanal pembayaran.
• Rekonsiliasi pembayaran dan penanganan pembayaran yang belum teridentifikasi.
• Piutang mahasiswa dan pengingat jatuh tempo.
• Bagan akun, jurnal, buku besar, kas/bank, serta hutang pemasok.
• Anggaran per fakultas, unit, kegiatan, dan sumber dana.
• Permintaan dana, uang muka, pertanggungjawaban, serta realisasi anggaran.
• Laporan posisi keuangan, aktivitas/laba rugi sesuai kebijakan entitas, arus kas, dan neraca saldo.
• Penutupan periode serta pembatasan koreksi transaksi.

E. SDM dan penggajian

• Profil dosen dan tenaga kependidikan.
• Riwayat pendidikan, jabatan, kontrak, serta dokumen pegawai.
• Beban mengajar dan aktivitas dosen.
• Jadwal kerja, presensi, cuti, izin, dan lembur.
• Gaji, tunjangan, honor mengajar, potongan, serta slip gaji.
• Persetujuan penggajian dan pencatatan jurnal otomatis.
• Penilaian kinerja serta pengembangan kompetensi.

F. Pengadaan, inventaris, dan fasilitas

• Permintaan barang/jasa dari unit.
• Persetujuan berdasarkan anggaran dan nominal.
• Perbandingan penawaran pemasok, pesanan pembelian, serta penerimaan barang.
• Pencocokan pesanan, penerimaan, dan invoice pemasok.
• Persediaan barang habis pakai dan distribusi ke unit.
• Aset tetap dengan foto, kode QR, lokasi, penanggung jawab, serta kondisi.
• Mutasi, peminjaman, pemeliharaan, penyusutan, dan penghapusan aset.
• Reservasi ruangan, laboratorium, alat, serta kendaraan.
• Pelaporan kerusakan dan pemantauan penyelesaiannya.

G. Layanan pendukung kampus

3. Portal dan hak akses

Satu akun dapat memiliki beberapa peran. Hak akses perlu dibatasi berdasarkan tindakan, unit, dan cakupan data, bukan hanya menu.

4. Alur antar modul

Kebijakan seperti pembatasan KRS karena tunggakan harus dapat dikonfigurasi, termasuk pengecualian yang disetujui pejabat berwenang.

5. Struktur teknis aplikasi

Untuk implementasi PHP native, struktur modular berikut dapat digunakan:

campus-erp/
  app/
    Core/
    Middleware/
    Policies/
    Services/
    Modules/
      Dashboard/
      Admissions/
      Academic/
      StudentAffairs/
      Finance/
      Accounting/
      HumanResources/
      Payroll/
      Procurement/
      Inventory/
      Assets/
      Facilities/
      Library/
      Research/
      Partnerships/
      Alumni/
      Documents/
      QualityAssurance/
      Reports/
      Settings/
    Integrations/
    Jobs/
  config/
  database/
    migrations/
    seeders/
  resources/
    views/
    templates/
    lang/
  public/
    index.php
    assets/
    manifest.webmanifest
    service-worker.js
  routes/
    web.php
    api.php
  storage/
    private/
    exports/
    logs/
    cache/
  tests/
  bin/
  docs/

Setiap modul memiliki Controllers, Services, Repositories, Validators, dan Views. Aturan bisnis ditempatkan pada layanan agar proses dari portal, API, maupun pekerjaan otomatis mengikuti aturan yang sama.

Dokumen pribadi disimpan di luar direktori publik dan hanya diunduh setelah pemeriksaan hak akses.

6. Struktur kelompok database

Prinsip data yang penting:

• Riwayat tarif, kurikulum, status mahasiswa, dan jabatan tetap tersimpan.
• Pembayaran dapat dialokasikan ke beberapa tagihan.
• Jurnal yang diposting harus seimbang antara debit dan kredit.
• Transaksi yang sudah disahkan dikoreksi melalui pembatalan atau pembalik dengan jejak audit.
• Permintaan pembayaran dan integrasi menggunakan identitas unik untuk mencegah pencatatan ganda.

7. Tampilan modern dan keamanan

• Sidebar berdasarkan peran dengan pencarian menu.
• Dashboard berbeda untuk pimpinan, staf, dosen, dan mahasiswa.
• Tampilan responsif untuk laptop dan smartphone.
• Tabel dengan filter, pencarian, pagination, serta ekspor sesuai hak akses.
• Status proses yang jelas: draft, diajukan, disetujui, ditolak, selesai.
• Pusat notifikasi dan daftar tugas persetujuan.
• PWA untuk akses dari layar utama perangkat; fitur offline dibatasi pada konten yang aman.
• Autentikasi dua faktor untuk akun sensitif.
• Pembatasan percobaan login, pengelolaan sesi, dan audit perubahan.
• Backup otomatis disertai pengujian pemulihan.
• Akses terbatas untuk nilai, gaji, dokumen pribadi, dan data konseling.

8. Integrasi yang disiapkan

Siapkan lapisan integrasi untuk pelaporan pendidikan tinggi, LMS, pembayaran, email/WhatsApp, SSO, presensi, dan tanda tangan elektronik. Konektor dibuat berdasarkan dokumentasi dan hak akses resmi masing-masing layanan.

Setiap integrasi perlu memiliki antrean proses, log hasil, mekanisme percobaan ulang, serta halaman untuk menangani data yang gagal dikirim.

9. Tahapan pembangunan